Après avoir constitué votre société à Hong Kong et ouvert un compte bancaire, l'étape suivante cruciale consiste à respecter vos obligations légales et à assurer une conformité rigoureuse. Dans cette troisième partie de notre guide complet, nous aborderons le rôle essentiel du secrétaire de société, les obligations légales et l'importance de respecter les normes de gouvernance d'entreprise à Hong Kong.

L'importance des obligations légales

Si l'enthousiasme du lancement d'une nouvelle entreprise est légitime, il est essentiel de reconnaître que la constitution de société n'est que le début de votre parcours de conformité. Négliger les obligations légales et les exigences de gouvernance d'entreprise peut avoir des conséquences graves, notamment des pénalités, des problèmes juridiques et des perturbations potentielles de l'activité.

Le rôle du secrétaire de société

À Hong Kong, le secrétaire de société joue un rôle central pour assurer la conformité légale de votre entreprise. Contrairement à la perception d'un assistant administratif, le secrétaire de société exerce une fonction de parajuriste et est responsable du maintien des obligations légales et réglementaires de votre société.

Les principales responsabilités d'un secrétaire de société incluent :

  • Gérer les changements de directeurs, les attributions d'actions, les transferts d'actions et les adresses enregistrées.
  • Organiser les assemblées générales annuelles (AGA) et les assemblées générales extraordinaires (AGE).
  • Déposer la déclaration annuelle auprès du Companies Registry (CR).
  • Maintenir le registre des contrôleurs significatifs (SCR).
  • Faciliter le renouvellement de votre enregistrement commercial (BR) et de votre adresse enregistrée.
  • Liaison avec le Companies Registry en votre nom.

Il est crucial de faire appel aux services d'un fournisseur de services de fiducie ou de société (TCSP) agréé pour vos besoins de secrétariat de société, comme l'exigent les réglementations de Hong Kong depuis 2018. Transférez gratuitement votre secrétariat de société chez ATHENASIA : prenez rendez-vous pour en savoir plus.

Renouvellement de la déclaration annuelle et de l'enregistrement commercial

Chaque année, votre société doit déposer une déclaration annuelle auprès du Companies Registry. Ce document décrit tout changement lié à la gouvernance de la société, tel que les changements de directeurs, de capital social, de secrétaire de société ou d'adresse enregistrée. Les frais de dépôt de la déclaration annuelle sont de 105 HK$, et il est essentiel de la soumettre à temps pour éviter des pénalités.

De plus, votre enregistrement commercial (BR) doit être renouvelé annuellement, avec des frais de 2 150 HK$. Le non-renouvellement du BR peut entraîner des amendes importantes et des conséquences juridiques.

Registre des contrôleurs significatifs (SCR)

Le registre des contrôleurs significatifs (SCR) est un document crucial qui identifie les personnes qui contrôlent directement ou indirectement votre société. Bien que non accessible au public, ce registre doit être maintenu et mis à disposition pour des inspections officielles sur demande.

Conformité à la lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et au financement du terrorisme (CTF)

Les réglementations AML et CTF de Hong Kong exigent des contrôles de conformité annuels sur tous les actionnaires et directeurs pour s'assurer qu'ils ne figurent pas sur la liste des personnes sanctionnées ou des personnes politiquement exposées (PEP). Si vous êtes un PEP, il est essentiel de divulguer ces informations à votre secrétaire de société pour faciliter les mesures de conformité appropriées. La transparence est essentielle pour maintenir un dossier propre et éviter des complications juridiques.

Conclusion

Maintenir la conformité légale et respecter les normes de gouvernance d'entreprise n'est pas seulement une exigence réglementaire, mais aussi un aspect fondamental de l'exploitation d'une entreprise prospère à Hong Kong. En faisant appel aux services d'une entreprise réputée comme ATHENASIA Consulting et d'un secrétaire de société agréé, vous pouvez vous assurer que votre société reste conforme, minimisant les risques juridiques et favorisant un environnement professionnel.

Dans la prochaine partie de cette série, nous explorerons les subtilités de la comptabilité, de l'audit et de la représentation fiscale à Hong Kong, fournissant des informations précieuses pour vous aider à naviguer dans ces aspects critiques de la gestion efficace de votre entreprise.