Après avoir réussi à intégrer votre entreprise à Hong Kong et à ouvrir un compte bancaire, l'étape cruciale suivante est de garantir une maintenance juridique et une conformité appropriées.
Dans ce troisième volet de notre guide complet, nous examinerons le rôle vital du secrétaire d'entreprise, les obligations légales et l'importance de respecter les normes de gouvernance d'entreprise à Hong Kong.
L'Importance de la Maintenance Juridique
Bien que l'excitation initiale de démarrer une nouvelle entreprise soit compréhensible, il est essentiel de reconnaître que la création d'une entreprise n'est que le début de votre parcours de conformité. Négliger la maintenance juridique et les exigences de gouvernance d'entreprise peut avoir des conséquences graves, y compris des pénalités, des problèmes juridiques et des perturbations potentielles des affaires.
Le Rôle du Secrétaire d'Entreprise
À Hong Kong, le secrétaire d'entreprise joue un rôle pivot pour garantir la conformité légale de votre entreprise. Contrairement à la perception d'un assistant administratif, le secrétaire d'entreprise remplit une fonction parajuridique et est responsable du maintien des obligations légales et réglementaires de votre entreprise.
Les responsabilités principales d'un secrétaire d'entreprise incluent :
Gérer les changements de directeurs, les attributions d'actions, les transferts d'actions et les adresses enregistrées.
Organiser les assemblées générales annuelles (AGA) et les assemblées générales extraordinaires (AGE).
Déposer la déclaration annuelle auprès du Registre des Sociétés (CR).
Maintenir le registre des contrôleurs significatifs (SCR).
Faciliter le renouvellement de votre inscription commerciale (BR) et de votre adresse enregistrée.
Assurer la liaison avec le Registre des Sociétés en votre nom.
Il est crucial de faire appel aux services d'un fournisseur de services fiduciaires ou de société agréé (TCSP) pour vos besoins de secrétariat d'entreprise, comme l'exigent les réglementations de Hong Kong depuis 2018. Changez votre secrétaire d'entreprise pour ATHENASIA gratuitement, planifiez une consultation gratuite pour en savoir plus.
Déclaration Annuelle et Renouvellement de l'Inscription Commerciale
Chaque année, votre entreprise doit déposer une déclaration annuelle auprès du Registre des Sociétés. Ce document détaille tous les changements liés à la gouvernance de l'entreprise, tels que les changements de directeurs, de capital social, de secrétaire d'entreprise ou d'adresse enregistrée. Les frais de dépôt pour la déclaration annuelle s'élèvent à 105 HK$ et il est essentiel de la soumettre à temps pour éviter les pénalités.
De plus, votre inscription commerciale (BR) doit être renouvelée chaque année, moyennant des frais de 2 150 HK$. Le non-renouvellement du BR peut entraîner des amendes élevées et des conséquences juridiques..
Registre des Contrôleurs Significatifs (SCR)
Le Registre des Contrôleurs Significatifs (SCR) est un document crucial qui identifie les individus qui contrôlent directement ou indirectement votre entreprise. Bien qu'il ne soit pas accessible au public, ce registre doit être maintenu et rendu disponible pour les inspections officielles sur demande.
Conformité à la Lutte contre le Blanchiment d'Argent (AML) et le Financement du Terrorisme (CTF)
Les réglementations de Hong Kong en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme exigent des vérifications annuelles des antécédents de tous les actionnaires et directeurs pour s'assurer qu'ils ne figurent pas sur la liste des personnes sanctionnées ou politiquement exposées (PEP).
Si vous êtes un PEP, il est essentiel de divulguer cette information à votre secrétaire d'entreprise pour faciliter les mesures de conformité appropriées. La transparence est la clé pour maintenir un dossier propre et éviter les complications juridiques.
Conclusion:
Maintenir la conformité légale et adhérer aux normes de gouvernance d'entreprise n'est pas seulement une exigence réglementaire, mais aussi un aspect fondamental du fonctionnement d'une entreprise prospère à Hong Kong. En faisant appel aux services d'une entreprise réputée comme ATHENASIA Consulting et d'un secrétaire d'entreprise agréé, vous pouvez garantir que votre entreprise reste conforme, minimisant les risques juridiques et favorisant un environnement professionnel.
Dans la prochaine partie de cette série, nous explorerons les subtilités de la comptabilité, de l'audit et de la représentation fiscale à Hong Kong, fournissant des informations précieuses pour vous aider à naviguer dans ces aspects critiques de la gestion efficace de votre entreprise.
